1. Hệ thống quản lý kho là gì?

Tìm hiểu hệ thống quản lý kho là gì?

Hệ thống quản lý kho trong tiếng Anh được biết đến với tên gọi Warehouse Management System (WMS). Đây là một phần mềm được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ quản lý kho hàng của doanh nghiệp trong công tác kiểm soát, theo dõi, chuyển giao nguồn lực. Đồng thời nó còn hỗ trợ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của kho hàng hóa trong một khoảng thời gian thực, kiểm soát nhân viên kho hay hỗ trợ xây dựng kế hoạch. Đặc biệt, một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp còn giúp đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận với nhau, hạn chế tính trạng thất thoát hàng hóa.

2. Những tính năng của hệ thống quản lý kho

Đối với hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp sẽ gồm các tính năng cơ bản như sau:

2.1. Kế hoạch – Planning

Cần phải hoàn thành mọi kế hoạch xây dựng ra trong một ngày và thực hiện hoạt động nhập kho. Có thể lựa chọn công việc hoặc thay đổi, xử lý các đơn hàng trong ngày đơn giản. Việc dự tính nguồn nhân lực và số lượng xe cũng thuận tiện hơn, đảm bảo quá trình vận chuyển có hiệu quả tốt. Đặc biệt, hệ thống quản lý còn giúp doanh nghiệp giữ thông tin liên lạc với hãng vận tải, có thông báo kịp thời để đáp ứng yêu cầu trong ngày hôm đó.

2.2. Tổ chức – Organizing

Tính năng của hệ thống quản lý kho

Hệ thống giúp xác định, phân loại đơn hàng được chọn. Quá trình tổ chức đơn hàng được chọn sẽ thực hiện bằng nhiều cách để nhằm đáp ứng thêm các yêu cầu khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mục đích chính của nhà quản trị khi sử dụng chức này đó là kiểm soát nhân viên, phát hiện ra đơn hàng không đem lại lợi nhuận và loại bỏ ra khỏi danh sách. Từ đó, doanh nghiệp hạn chế được tình trạng thất thoát hàng hóa, mọi khâu đều hoạt động tốt nhất.

2.3. Nhân sự - Staffing

Thông qua tính năng nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp chỉ đạo nhân viên làm việc với chức năng của kho hàng, tối ưu lại thời gian.

2.4. Chỉ đạo – Directing

Tính năng chỉ đạo sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp chủ quản thực hiện quy trình, thủ tục quản lý kho được thống nhất, phù hợp với tính chất công việc cũng như mục đích hoạt động chung. Đồng thời tính năng hỗ trợ còn giúp phân chia công việc cho nhân viên và quản lý hiệu suất về sau.

2.5. Kiểm soát – Controlling

Tính năng kiểm soát sẽ cung cấp kết quả để nhà quản trị có căn cứ để theo sát công việc mỗi ngày. Từ đó có thể thực hiện, đáp ứng các yêu cầu chính xác, kịp thời, phân tích hiệu suất công việc trong kho qua số liệu và báo cáo.

2.6. Dịch vụ gia tăng – Value Added Services

Tính năng này trong hệ thống quản lý kho sẽ giúp cung cấp thêm nhiều dịch vụ như: Cổng thông tin khách hàng, tích hợp EDI, ứng dụng quản lý kho trên điện thoại, quản lý tài liệu, bảng điều khiển KPI theo từng ngành,…

3. Các thành phần của hệ thống quản lý kho

Các thành phần của hệ thống quản lý kho

Đối với một hệ thống quản lý kho sẽ có 5 thành phần để hoàn thành 5 tính năng của nó như sau:

• Phần mềm quản lý kho: Phần mềm quản lý kho sẽ gồm chức năng có sẵn và quy trình chung. Nhiều ứng dụng là mô đun và được mở rộng thêm với chức năng bổ sung như: Giao dịch theo thời gian thực tế.

• Máy tính, điện thoại và một số thiết bị điện tử khác: Nó là các công cụ hỗ trợ đắc lực doanh nghiệp tiến hành cài đặt và sử dụng hệ thống quản lý tồn kho.

• Máy in mã vạch: Đối với mỗi chiến lược kinh doanh của từng công ty mà phương pháp tạo mã vạch cho sản phẩm sẽ được thực hiện khác nhau. Mã vạch ở mỗi sản phẩm, lô sản phẩm là tích hợp thông tin về mã hàng, đơn vị tính, nhà cung cấp,…

• Máy quét mã vạch: Máy quét mã sẽ được kết nối với máy tính để đọc mã vạch trên sản phẩm khi xuất kho ra ngoài và thanh toán.

• Mạng không dây: Với sự hỗ trợ của mạng không dây, doanh nghiệp có thể cập nhật tình tình của kho hàng bất cứ thời gian, địa điểm nào. Điều này vô cùng thuận lợi cho việc quản lý của nhà quản trị.

Nếu như bạn đang tìm kiếm một đơn vị thiết kế ứng dụng quản lý kho hay quản lý tồn kho thì hãy nhấc máy và liên hệ ngay với ZicZac theo số hotline: 0762103668 hoặc truy cập vào trang web gokisoft.com để được chuyên viên tư vấn.

ZicZac hiện nay là một đơn vị chuyên thiết kế web và ứng dụng chuyên nghiệp, giá rẻ nhất thị trường. Với đội ngũ kỹ thuật viên có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm, chắc chắn sẽ đem lại những dịch vụ trọn vẹn nhất cho khách hàng.

Như vậy có thể thấy, một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp có thể giúp nhiều doanh nghiệp trong công cuộc quản lý, vận hành kho bãi. Rất mong rằng với chia sẻ này bạn đã có thêm nhiều thông tin hữu ích. Chúc bạn thành công!